Kann ich als Gast meine Rechnungen per E-Mail an meinen Kunden senden?
Written by Documentation Produits
Updated at July 8th, 2025
Sofern ein Kunde dies zulässt, haben Sie die Möglichkeit, ihm Ihre Rechnungen samt Anhängen direkt per E-Mail zuzusenden, ohne sich im SY-Portal anmelden zu müssen.
Dazu müssen Sie eine Absender-E-Mail-Adresse auswählen. Dies kann sein:
- An die Adresse, die mit dem Konto eines SY-Portalbenutzers verknüpft ist, der Teil Ihres Unternehmens ist;
- An die mit Ihrem Abrechnungssystem verknüpfte oder speziell für diesen Zweck erstellte Adresse. In diesem Fall werden Rechnungen direkt aus diesem Tool erstellt und Ihrem Kunden über sein SY-Portal zur Verfügung gestellt.
Abhängig von der E-Mail-Adresse, die Sie verwenden, sind bestimmte Aktionen zu erwarten:
Rechnungsstellung im Namen Ihres Unternehmens |
Rechnungsstellung im Namen mehrerer Einheiten Ihres Unternehmens |
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Adresse, die mit einem SY-Portal-Benutzerkonto verknüpft ist |
Alle mit SY-Portal-Benutzerkonten verknüpften E-Mail-Adressen sind standardmäßig zum Versenden von Rechnungen berechtigt. Das bedeutet, dass jeder Benutzer im Namen Ihres Unternehmens von seiner E-Mail-Adresse aus Rechnungen versenden kann, ohne dass zusätzliche Aktionen im Unternehmensprofil erforderlich sind. Empfangsbestätigungen oder Ablehnungen von Rechnungen werden an die Adresse gesendet, von der die Rechnung ausgestellt wurde. Wenn Sie eine andere Benachrichtigungsadresse angeben möchten, müssen Sie diese in der Firmendatei angeben. |
Nicht zutreffend |
Adresse, die mit Ihrem Abrechnungssystem verknüpft ist oder speziell für diesen Zweck erstellt wurde |
Anschließend müssen Sie aus der Datei Ihres Unternehmens Folgendes tun: -Um die entsprechende E-Mail-Adresse anzugeben, - Angabe einer E-Mail-Adresse für den Empfang von Benachrichtigungen über den Eingang von Rechnungen oder Ablehnungen, sofern diese von der Ausstellungsadresse abweicht. |
Aus dem Profil Ihres Unternehmens müssen Sie: -Um die entsprechende E-Mail-Adresse anzugeben, -Um anzuzeigen, dass es von mehreren juristischen Personen für die Ausstellung von Rechnungen auf diesem Wege verwendet wird, - Angabe einer E-Mail-Adresse für den Empfang von Eingangsbestätigungen oder Ablehnungsbescheiden von Rechnungen, sofern diese von der Ausstellungsadresse abweicht. Anschließend müssen Sie bei jeder neuen Rechnungsausstellung im Betreff der E-Mail Ihre „Aussteller-ID“ (verfügbar in der Unternehmensdatei ) angeben.
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Sobald Sie diese Schritte abgeschlossen haben, müssen Sie die E-Mail-Adresse jedes Kunden abrufen, an den Sie Ihre Rechnungen über diese Übertragungsmethode senden möchten. Diese Informationen finden Sie in der Kundendatei, die Sie über das SY-Portal ( Kundenmenü ).